cut the crap & kickstart your life

23 september 2011

Minimaliseer afspraken in je agenda

Dit blog is vrij rustig gebleven in de afgelopen weken vanwege een vrij volle agenda, meteen ook de aanleiding voor deze blogpost.

Al vele maanden geleden heb ik met mezelf afgesproken om maximaal drie dagen per week (zakelijke) afspraken te hebben. Het kan zijn dat ik dan drie afspraken heb op een dag, maar liever dat dan elke dag van de week één afspraak. Het laatste betekent voor mij een gevoel van chaos, elke dag iets moeten, elke dag een onderbreking van mijn dag of werk.

Nu mijn nieuwe bedrijf erg lekker begint te lopen heb ik dat een beetje laten varen, want ‘alles is leuk’ en ‘alles moet nu’. Het welbekende gevoel dat je iets mist als je niet binnen enkele dagen afspreekt. Ik dacht: “Ach, die ene afspraak kan ook nog wel.” en nu zit ik deze week met één dag zonder afspraken (vandaag) en volgende week met maar twee. Oftewel: een overvolle week (voor mijn gevoel) waardoor ik afgelopen zondag al ziekig werd, koorts had, misselijk was. Ik wist meteen weer wat het was om te veel in mijn agenda en hoofd te hebben, te veel te willen en te weinig rustmomenten ingebouwd te hebben.

Daarom in deze blogpost enkele gouden tips voor rust en ruimte in je agenda en dus in je hoofd en in je lijf. Werkt wonderen. Fijn om op deze manier mezelf ook weer (opnieuw) te adviseren.

Maak het onderwerp van een afspraak concreet voordat je afspreekt
Als iemand je mailt met een vage omschrijving (over wat jij kan betekenen voor hun – de vraag andersom stellen wordt nogal eens vergeten) inclusief de opmerking ‘Lijkt me leuk om eens af te spreken’ moeten er al een paar oranje lichtjes gaan branden als teken van waarschuwing. Begrijp me goed, ik ben niet tegen gezellige afspraakjes, maar te vaak gebeurt het dat het daar ook bij blijft. Of dat je al in de eerste minuut beseft dat jullie niet bij elkaar passen en dat later blijkt dat de relevantie ook ver te zoeken is. Vraag dus door. Wat wil diegene van je? Wat weet hij over je? Wat is de bedoeling? Dat heeft mij deze week alweer heel wat afspraken – en dus RUST! – gescheeld (en niet te vergeten reistijd, voorbeiding, wachttijd, achterafgebeuren…), omdat van tevoren al bleek dat de ander iets van me wilde waar ik helemaal niet mee bezig ben of wil zijn.

Als iemand een afspraak over de schutting gooit, gooi ‘m dan terug
Ik krijg nogal eens mailtjes met daarin: “Hoi, ik ben die en die en ik doet dit en dit. Ik zag dat jij dat en dat doet. Leuk! We moeten een keer afspreken! Groet, X.”  Wat ik anderen vaak zie doen is meteen in hun agenda kijken of bellen en een paar data voorstellen. Maar wil je die afspraak eigenlijk wel? En hoe graag wil die ander ‘m eigenlijk? Lekker makkelijk om op die manier iets over de schutting te gooien, maar ik gooi ‘m dan terug. “Leuk, moeten we zeker een keer doen!” 9 van de 10 keer hoor je er niets meer van. Oftewel: nog meer RUST in je agenda!

Verplaats gemaakte afspraken of zeg ze af
We hebben ze allemaal, van die momenten dat je lekker in je vel zit en best met jan en alleman ‘gezellig’ een kop koffie wilt drinken. Twee weken later heb je geen tijd meer voor je vrienden, stapelt de berg was, afwas en schoonmaak zich op, is je bureau een chaos (en dan hebben we het nog niet over de rommel in je hoofd), omdat je te veel afspraken hebt gemaakt en nu helemaal niet meer zo lekker in je vel zit (de vraag is dan wat oorzaak en wat gevolg is). Kijk dan nog eens kritisch naar je agenda. Zitten er afspraken tussen die niet relevant of niet nodig zijn? Zeg ze af.  Zitten er afspraken tussen die niet concreet of niet urgent zijn? Maak ze concreter en verplaats ze. En nee, dat hoef je niet te bestempelen als ‘uitstellen’ (“Maar ik MOET productief zijn!”), zie het als jezelf rust en ruimte geven waarna je over twee weken veel beter voorbereid en helderder op die afspraak kunt verschijnen.

Plan een telefonische afspraak in of gebruik Skype
Is een afspraak net iets te ver weg, heeft het haast of verwacht je dat maar 10 minuten nodig zijn? Dan is Skype of je telefoon een prima alternatief. (En wat een reistijd scheelt dat!)

Stel een maximum aantal dagen per week in met afspraken
Een week heeft zeven dagen. Moet je echt elke dag afspreken? Lijkt me niet. Drie dagen is voldoende, liefst zelfs twee. In een werkweek van vijf dagen hou je dan twee/drie dagen over zonder afspraken, zonder reisonderbreking, mét rust en tijd om overzicht te creëren en om dingen te DOEN (vergeten we nog weleens!). En gewoon, om tot rust te komen.

Combineer meerdere afspraken geografisch op één dag
Ik reis nogal eens wat af. Ik woon in Dordrecht, maar heb mijn afspraken in Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Amsterdam en soms wat zuidelijker. Ik combineer ze daarom vaak. Ben ik over twee weken in Amsterdam? Nieuwe afspraken in die stad plan ik dan graag op die dag in. Afspraak in Rotterdam? Over drie weken heb ik vrij laat een afspraak in Amsterdam, dus een afspraak kan dan in Rotterdam daarvoor, vlakbij het station (ik reis vrijwel alleen met OV naar grote steden). Of een afspraak in Amsterdam plan ik in de middag, als ik ‘s ochtends eentje heb in Den Haag (ik kom er toch ‘langs’). Dit heeft mij al veel gereis gescheeld.

Plan één ‘reorganisatiedag’ in per week
Voor mij is dat nu zondag. Ja, ik werk in het weekend, en ik vind het HEERLIJK!  Deze heb ik sinds kort ingevoerd. Op deze dag pak ik op wat doordeweeks is blijven liggen, ruim ik mijn bureau op, verwerk ik mijn papieren notebook in mijn andere digitale overzichten daar waar ze horen, knoop ik losse eindjes dicht, reorganiseer ik mijn takenlijst (verplaatsen, afvinken, verwijderen, updaten) en bereid ik me voor op de week die komen gaat.

Plan één dag VRIJ in per week
Ook deze heb ik sinds kort weer ingevoerd. Zaterdag is mijn ‘vrije’ dag en staat groot met groen gekleurd in mijn agenda. Ik plan dan geen zakelijke afspraken, wel soms persoonlijke, en ik laat mijn mailbox, social media en andere afleiders zoveel mogelijk met rust. Iets helemaal niet doen lukt niet altijd, het moeten en dwingende daarvan heb ik losgelaten, waardoor ik me er gek genoeg (of logischerwijs?) juist makkelijker aan kan houden. En oh, wat voel ik me aan het einde van zo’n dag dan altijd weer heerlijk uitgerust om er de volgende dag weer met volle energie en zin tegenaan te gaan!

Nog meer minimaliseren in je agenda? Lees ook Schaf netwerkborrels af, Tijd voor een schoonmaak in je agenda en Meeting vs brainstorm.

Welke tips kun jij direct toepassen?

 

Yes, dat was duidelijke taal. Wil je meer in-your-face-inzichten?
Ik stuur je wekelijks een overzicht met alle blogposts.


 

Wil je meer blogposts lezen zoals deze?

Loading...

 

Patty Golsteijn

Patty Golsteijn. 29. Minimalist. Woont in New York. Bekend van Margriet, Cosmopolitan, Psychologie Magazine, NRC Weekend, Fabulous Mama en lifehacking.nl